1.將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、歸檔文件目錄、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)的歸檔文件，應(yīng)分別裝盒。

2.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)。

3.檔案盒脊背設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題（填寫分類號(hào)）、起止件號(hào)等必備項(xiàng)。其中,起止件號(hào)填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接。

4.備考表

（1）備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（2）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、復(fù)制件等情況。

（3）整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

（4）檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

（5）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。