籌備階段的禮儀核心是 “周全考慮”，需提前規(guī)避潛在問題，為現(xiàn)場順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

嘉賓邀約禮儀

邀約方式需匹配嘉賓身份：對重要人物（如行業(yè)、政府代表）優(yōu)先采用書面邀請函，附上手寫署名；普通嘉賓可結(jié)合電子邀請函，但需提前 3-5 天發(fā)送，避免臨時通知。

信息傳遞要清晰完整：邀請函需明確時間（到分鐘）、地點(diǎn)（附導(dǎo)航鏈接或示意圖）、著裝建議（如 “商務(wù)正裝”“休閑得體”）、流程亮點(diǎn)及聯(lián)絡(luò)人電話，便于嘉賓提前安排。

回應(yīng)機(jī)制需及時：收到嘉賓確認(rèn)后，24 小時內(nèi)回復(fù)感謝信息；若嘉賓無法出席，應(yīng)表達(dá)理解并邀請后續(xù)互動，避免讓對方感到被冷落。

場地與流程設(shè)計禮儀

場地布置需兼顧 “功能性” 與 “尊重感”：嘉賓席位按身份排序（如主賓席居中，重要嘉賓坐主位右側(cè)），桌簽采用清晰的宋體或楷體，避免藝術(shù)字導(dǎo)致辨認(rèn)困難；通道寬度需滿足兩人并行，預(yù)留無障礙通道，體現(xiàn)對特殊群體的關(guān)懷。

流程節(jié)奏要 “張弛有度”：避免環(huán)節(jié)過于密集（建議單個環(huán)節(jié)不超過 15 分鐘），預(yù)留 10-15 分鐘的嘉賓休息時間；關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如致辭、剪彩）需提前與參與者溝通流程，告知注意事項（如麥克風(fēng)使用、站位角度），減少現(xiàn)場失誤。