歸檔文件應嚴格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應地查找到文件實體，當利用完畢后能及時準確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。

裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設置的混亂，同一欄目填寫時內容也會雜亂不堪。